Inkopers: pak deze impactkans!

Eerst een belangrijk cijfer. In ons land geven het bedrijfsleven en het kabinet samen jaarlijks zo’n 550 miljard euro uit aan inkoop. Dat gaat over toiletartikelen, maar ook over catering en infrastructuur. Van dit bedrag zou je heel Facebook kunnen kopen. In dit budget schuilt een enorme potentie om positieve impact te realiseren, mits het wordt uitgegeven aan de juiste ondernemers. Gelukkig is de overheid voornemens om een verschil te maken; zowel Sigrid Kaag als Stientje Velthoven halen vaak de SDG’s aan. Recent stelde het kabinet ons ook een circulair land in het vooruitzicht; in 2050 produceren we geen afval meer en is grondstof-schaarste iets van vroeger. Bedrijven zijn vaak minstens even ambitieus, partijen als Accenture, Google en DSM voeren nieuw beleid en zaten op de eerste rij in Davos. Toch ziet de praktijk er anders uit: nog te weinig van deze inkoopkracht komt terecht bij bedrijven die sociaal, maatschappelijk en duurzaam ondernemen. De reden? Inkopers laten kansen liggen.

De inkoper als wereldverbeteraar

De inkopers van overheid en bedrijfsleven kunnen het halve biljoen niet helemaal naar eigen inzicht uitgeven. Vaak, en al helemaal voor grote projecten zoals infrastructuur, zijn er jarenlange contracten met vaste leveranciers. Maar het wordt steeds duidelijker dat een koppeling tussen portemonnee en maatschappelijke doelen heel logisch is. En daarmee is de inkoper helemaal terug in de schijnwerpers. Zeker met tools zoals ‘Social Return’ – dit is vaak 5% van het inkoopbedrag, te besteden aan maatschappelijke verbetering – zijn er ineens miljarden te besteden. De inkoper wordt daarmee een wereldverbeteraar.

Deze bestedingen moeten echter worden behoed voor de valkuil van filantropie. Nog te vaak gaat het bij deze bestedingen om ‘geven om het geven’. Impact moet juist weg uit het knuffelhoekje: er moet een keuze gemaakt worden voor resultaat, waarbij impact simpelweg één van de criteria is. Zonder harde doelstelling is impact een doekje voor het bloeden. Om die reden is het cruciaal dat er in het inkoopproces duidelijk wordt welke maatschappelijke doelstellingen de overheid of het bedrijf heeft. Alleen dan kunnen de miljarden hun gewenste doel bereiken. En daar kan nog veel verbeterd worden.

Inkopers bungelen onderaan de keten

De aanpak om sociale impact te bereiken via inkoop is vaak te star: er is weinig innovatie en inkopers krijgen – of nemen – nauwelijks ruimte om te experimenteren. De hiërarchische opbouw die tot een inkoopproces leidt helpt daar niet bij. Het bestuur besluit, het management vertaalt en de afdeling inkoop voert uit. Daarbij is inkoop vaak een operationeel onderdeel van het facilitair of financieel management. De vaak abstracte maatschappelijke ambities zoals ‘circulair worden’, of ‘duurzaam zijn’ lenen zich echter niet goed voor dit proces dat vooral is gericht op meer of minder uitgeven aan een product met functionaliteit x. Kortom, om de ambities van bestuur door te laten sijpelen naar inkopers zijn targets, cijfers, en harde ratio nodig. Impact wordt nog niet genoeg beschreven in die termen.

Ook de leverancier blijft achter

Het vervelende is dat er ook aan de aanbodkant wordt er nog te weinig wordt ondernomen. Leveranciers reageren op de operationele vragen van de inkoper, want die bepaalt de inkoopwens. Aangezien de inkoper ‘het oude vertrouwde’ blijft vragen, verandert er weinig in het aanbod. Ook gebruiken de leveranciers de MVO rapporten en circulaire visie van hun klant niet als leidraad voor hun aanbod. En dus zien we in onze sectoren vaak, ondanks de enorme ambities, dat er weinig verandert in het leveranciersaanbod. Klassiek is de opmerking van de inkoper: “de markt kan niet de impact leveren waar mijn management om vraagt”. Bijna even klassiek als die van de leverancier: “Mijn klant vraagt niet om impact”.

Het kan anders

Het moet én kan anders. Dat wordt ook keer op keer bewezen, o.a. door het recente onderzoek van het RIVM dat maatschappelijk verantwoord inkopen wel degelijk effect heeft. Maar er is ruimte nodig voor innovatie & experimenten in het inkoopproces. Een inkoper kan prima krijgen waar hij behoefte aan heeft terwijl óók leveranciers en diens keten tot positieve actie aangezet wordt. Er zijn vele inkoopcases die dat bewijzen; zoals kleding, voedsel, inzet werkzoekenden, etc. Maar het lijkt lastig om de best practices op te schalen. Pilots zijn vaak onvoldoende representatief voor de realiteit erna: er is te veel geld of aandacht aan de inkoop besteed dat niet vol te houden is. Of het ingekochte product is niet in grote oplage beschikbaar bijvoorbeeld. Daarnaast zijn er veel initiatieven rond maatschappelijk verantwoord inkopen die impact promoten zoals het MVI-manifest, MVI-actieplannen, diverse leernetwerken en een recent gelanceerd versnellingshuis. Maar deze leiden tot op heden niet tot structurele verandering, intern noch extern. Iedereen is natuurlijk voor meer positieve impact, maar de keuzes in de uitvoering moeten gemaakt worden op de werkvloer. En dus is het hoog tijd voor een aantal stevige aanbevelingen:

1. Vertaal circulaire ambities naar inkoopcriteria
De inkoopfunctie moet niet ontdaan zijn van de impactdoelen en -ambities van een organisatie, maar er juist een weergave van zijn. Impactdoelen moeten worden opgesteld door het bestuur, de managers moeten concrete keuzes maken in samenwerking met inkopers en middelen beschikbaar stellen en de impact moet concreet gemaakt worden in inkoopcriteria.

2. De inzet van bewezen tools moet verplicht worden
Er zijn verschillende impact rekenmethodes die al jaren meedraaien. Voorbeelden zijn de grondstoffenscanner (welke schaarse materialen zitten er in een product), true pricing (wat kost een product als alle maatschappelijke impact ook een prijs krijgt), total cost of ownership (meerekenen van alle kosten van bezit, zoals energieverbruik), Life cycle assessment (de footprint van een product), en CO2 beprijzing. Zet deze in als meetinstrument om impact te meten en te maken.

3. Werk samen met je leverancier
Maak als inkoper afspraken met je leveranciers over wat je met de producten gaat doen na gebruik of aan het einde van een contract. Stuur aan op een deal tussen producent en inkopende partij waarbij risico’s worden gedeeld, ook dat kan een interessante oplossing zijn.

4. Ga voor ‘products as a service’.
Products as a Service, oftewel producten gebruiken en niet bezitten door bijvoorbeeld lease afspraken zoals Swapfiets, draagt bij aan circulair denken en doen. Als de producent eigenaar blijft, zijn er (ook financiële) prikkels om producten een langere levensduur te geven, te repareren of zelfs te upgraden.

5. Maak Social return echt sociaal.
Hoewel deze tool niet ideaal is omdat het impactvolle inkoop in de kern niet stimuleert, zou hij wel beter ingezet kunnen worden. De 5% van het inkoopbedrag die overheden nu in tenders steken moet worden besteedt aan werkgelegenheid die feitelijk helemaal niet zo sociaal is. Waarom zou dat bedrag alleen in de eigen stad of het eigen land besteed mogen worden? En waarom alleen aan arbeidsparticipatie? Social return zou een prachtig instrument kunnen zijn om brede – deels experimentele – impact te realiseren, ook over landsgrenzen heen.

6. Compenseer je impact.
De aanschaf van producten leidt tot negatieve impact: meer schaarste van grondstoffen en meer afval. Twee zaken die erg gemakkelijk te compenseren zijn, bijvoorbeeld door net zoveel afval te laten recyclen als je produceert, zodat de grondstoffen footprint neutraal wordt.

Dus inkopers: pak deze kans! Jullie weten als geen ander waar de kansen liggen voor impact. Wees mondig, bevraag je leverancier, toon je meerwaarde aan het management. Inkoop verandert daarmee op positieve wijze de wereld.


Karin van Ijsselmuide is Manager Maatschappelijke programma’s bij NEVI

 

 

 

Thomas Leenders is Manager Public & Government Affairs bij Signify

 

 

 

 


Joost de Kluijver is Directeur van Closing the Loop en is spreker tijdens ImpactDay 2019.

Blijf op de hoogte!

Blijf op de hoogte!

Wil je op de hoogte blijven van toekomstige NRC Live events? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Suggesties voor een spreker?

Suggesties voor een spreker?

Ken jij iemand die goed zou kunnen spreken op een van onze events? Stel dan een spreker aan ons voor!