Goed vergaderen onderscheidt ons van de aap

De mens dankt haar succes aan een sterk ontwikkeld vermogen tot samenwerken. Hierin onderscheiden we ons – plat gezegd – van de apen. En wat is dé belichaming van samenwerking binnen een organisatie? We zijn er per maand gemiddeld dertig uur mee bezig, het is hét moment waarop de homo sapien beslissingen kan nemen, en het is dé grote bron van ergernis: de ‘meeting’. 

Mijn kinderen van tien en twaalf starten hun schooljaar steevast met het vaststellen van tien regels voor samenwerking in de klas: laat de ander uitpraten, respecteer elkaars mening, maak het gezellig met elkaar​ en meer van dergelijke logische regels. Toen wij als organisatie bijna drie jaar geleden overstapten naar Holacracy*, deed me dat er sterk aan denken. Een nieuwe organisatievorm met (een hoop) nieuwe regels, vooral rondom vergaderen.

Stel je een vergadering voor waarin je de ander moet laten uitpraten, deelnemers niet overal een mening over moeten (sterker nog, mogen) hebben en in korte tijd grote stappen kunnen worden gezet. Dat bestaat! Een meeting is op die momenten een effectief instrument, vooral wanneer deze efficiënt wordt uitgevoerd. Graag deel ik vijf regels voor een goede meeting en waarom deze zo belangrijk zijn. Want als we al niet normaal met elkaar kunnen vergaderen, wat onderscheidt ons dan nog van de aap?

Regel 1 | Duidelijke spelregels

Holacracy meetings hebben een vaste structuur en een rolverdeling waarin de ‘facilitator’ een centrale rol speelt. In het begin voelt het gekunsteld, haast alsof je met elkaar een toneelstukje opvoert, maar zodra je het in de vingers hebt ga je merken hoe fijn het is om de spelregels – en daarmee verwachtingen – steeds helder te hebben. Het opstellen van duidelijke spelregels is daarmee de basis en dus de regel waar het mee begint.

Goed vergaderen onderscheidt ons van de aap. Met holacratie kan de ‘meeting’ anders én vooral beter.

Regel 2 | Check-in & Check-out

De Holacratische vergadering start met een check-in en eindigt met een check-out. Bij aanvang is het een moment waarop je kunt delen wat je aan je hoofd hebt. Het zorgt voor een soepele transitie vanuit de vorige afspraak of je eerdere werkzaamheden naar de nieuwe setting: de vergadering waar je je in begeeft. De check-out wordt gebruikt om te reflecteren op en te leren van de meeting. Hierdoor komt iedereen zeker twee keer aan het woord en dat verlaagt de drempel tot actieve deelname.

“De ‘facilitator’ speelt een centrale rol in holacracy meetings. In het begin voelt het alsof je een toneelstukje opvoert, maar de helderheid is uiteindelijk heel fijn.”

Regel 3 | Sanity Check

Na de check-in loop je altijd een lijst met terugkerende metrics na. Dit is een lijst met meetpunten die als cirkel** zijn opgesteld en die de resultaten en data van de groep inzichtelijk en meetbaar maken. De lijst dwingt deelnemers tot enige voorbereiding en daarmee betrokkenheid. Je zuigt de data en andere punten immers niet ter plekke uit je duim.

Regel 4 | Wat is jouw spanning?

Het zwaartepunt van de meeting ligt op de lopende zaken binnen de cirkel. Tijdens de meeting krijgen deelnemers de kans om hun spanningen – het verschil dat je ervaart tussen wat is en wat zou kunnen zijn – in te brengen, zij hebben iets van de andere ‘cirkelgenoten’ nodig om verder te kunnen. De facilitator loopt de spanningen een voor een na en checkt bij degene die de spanning heeft ingebracht telkens wat diegene nodig heeft om de spanning te verlagen. Verwoord je helder wat je nodig hebt, dan kun je sneller je eigen en de gezamenlijke doelen bereiken. En heb je helemaal geen spanningen op het moment van de meeting? Kom dan niet naar de vergadering, dat is ook goed.

“De mens evolueert nog volop, in ieder geval sneller dan de aap, wat bij mij de vraag oproept wat voor vorm de meeting van de toekomst zal hebben.”

Regel 5 | Schadelijk of een stap terug?

De meetings binnen Holacracy dragen meteen bij aan de daadkracht van de deelnemers. De vergadering is de plek om een structurele verandering voor te stellen en in een afrondende ‘bezwaren ronde’ stelt de facilitator de andere deelnemers steeds de vraag: is het schadelijk of een stap terug voor ons als organisatie? Het antwoord op die vraag is meestal ‘nee’. Vraag naar dit soort concrete bezwaren en je zult merken dat deze er vaak niet zijn. Soms zijn bezwaren er enkel en alleen om een keer aan het woord te zijn. Holacracy filtert dit. Dit is misschien wel de crux van een Holacratische organisatie.

Na drie jaar Holocratie bij Fronteer moeten we blijven werken om de regels consequent te blijven volgen. We zijn er nog niet, maar zetten wel de juiste stappen. Als voormalig ‘manager’ zoek ik een balans in mijn eigen mate van bemoeienis. De mens evolueert nog volop – in ieder geval sneller dan de aap – en dat roept bij mij de vraag op wat voor vorm de meeting van de toekomst zal hebben. Het feit dat mijn collega’s na goede onderbouwing zelf beslissingen kunnen nemen en een plan kunnen uitvoeren zonder traditionele toestemming, maakt dat ik zeker weet dat we hoopvol kunnen zijn over de evolutie van de mens.


*Holacracy is een besturingsmodel voor organisaties. Het model neemt afstand van traditioneel top-down management en verdeelt autoriteit over alle medewerkers in de organisatie. Uitgangspunt is dat een organisatie door de dynamische en transparante structuur in staat is voortdurend bij te sturen. Bron: Wikipedia

**Holacracy structureert de verschillende rollen binnen een organisatie in een systeem van zelf-organiserende cirkels. Elke cirkel heeft de bevoegdheid om zijn eigen processen te creëren, uit te voeren en te meten voor het bereiken van zijn doelstellingen. Cirkels organiseren hun eigen bestuursvergaderingen, verkiezen zelf teamleden om rollen te vullen en dragen de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het werk binnen hun domein. Bron: Wikipedia


 

Martijn Pater is 29 oktober te gast bij Future of Work!

Martijn is industrieel ontwerper en oprichter van Fronteer. Hij houdt zich al 20 jaar bezig met strategische vraagstukken en innovatie. De laatste 10 jaar is co-creatie een leidend motief geworden in al zijn werk. Als ontwerper zag hij al vroeg in dat hij de wijsheid niet in pacht had. Dit heeft hij ook doorgevoerd in zijn eigen ‘baas-loze’ bedrijf. Mensen werken bij Fronteer vanuit intrinsieke motivatie en interesse. Holacratie biedt een alternatief voor traditionele modellen gebaseerd op hiërarchie en zet individuen in hun kracht. Martijn richt zich met name op vraagstukken waarbij positieve impact gemaakt kan worden – in elke denkbare industrie. Naast zijn bedrijf is hij ook voorzitter van een duurzame energie coöperatie NDSM Energie en heeft hij zijn eigen energie-neutrale huis in de Houthavens in Amsterdam gebouwd.

Op 29 oktober spreekt Martijn Pater tijdens de NRC Live conferentie Future of Work. Zien we je daar?

Bekijk programma

Blijf op de hoogte!

Blijf op de hoogte!

Wil je op de hoogte blijven van toekomstige NRC Live events? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!

Suggesties voor een spreker?

Suggesties voor een spreker?

Ken jij iemand die goed zou kunnen spreken op een van onze events? Stel dan een spreker aan ons voor!