De vijf voorwaarden voor succesvol thuiswerken

We werken steeds meer thuis. Vorig jaar werkten ruim 1,2 miljoen Nederlanders bijna altijd thuis en nog eens 2 miljoen Nederlanders deden dit incidenteel, zo blijkt uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). Opgeteld gaat het om 37 procent van Nederlandse werknemers en zelfstandigen. Het aandeel thuiswerkers neemt over de jaren nog steeds toe. Thuiswerken kan voordelen op leveren voor zowel werkgever als medewerker, maar de invoering gaat zeker niet vanzelf goed. Wanneer werkt het wel? We zetten een vijftal voorwaarden op een rij.

Sinds 1 januari 2016 is er bovendien de Wet Flexibel Werken. In deze wet is onder meer geregeld dat wanneer een werknemer 26 weken in dienst is, die werknemer de werkgever kan verzoeken om de arbeidsduur, werktijden of arbeidsplaats aan te passen. De werkgever moet, in het kader van deze wet, goede argumenten hebben om een verzoek van de werknemer te weigeren.

Thuiswerken lijkt hiermee in Nederland een vanzelfsprekendheid te zijn geworden. Tegelijkertijd is in de Verenigde Staten al een aantal jaar een omgekeerde trend aan de gang, waarbij bedrijven zoals Bank of Amerika, Yahoo, Facebook en IBM het thuiswerken sterk aan banden hebben gelegd. Illustratief is in dit verband de kop die de Wall Street Journal in 2017 plaatste: “The Boss Wants You Back in the Office”. Wat is hier aan de hand? Is thuiswerken het ideaal of juist niet?

Wederzijds vertrouwen

Als de visie van de organisatie niet is gebaseerd op een cultuur van vertrouwen, dan pakt thuiswerken niet goed uit. Het is immers geen trucje; thuiswerken is de uitkomst van een andere kijk op het menselijk kapitaal binnen de organisatie.

“Thuiswerken is de uitkomst van een andere kijk op menselijk kapitaal”

Een cultuur, waarbij aanwezigheid mede bepalend is voor de zichtbaarheid, de toegekende toegevoegde waarde en de doorstroommogelijkheden van individuele medewerkers, biedt geen goede context voor thuiswerken. Ook het risico om te organiseren op uitzonderingen dient vermeden te worden. Als een bepaalde medewerker ‘de kantjes er van afloopt’ is het beter om de afspraken te laten zoals ze zijn en de betreffende medewerker individueel aan te spreken op houding en gedrag.

Passende afspraken

Thuiswerken vraag om goede en transparante afspraken. Deze afspraken moeten gaan over het ‘wat’ en het ‘hoe’. Het ‘wat’ gaat over het resultaat dat een medewerker in de afgesproken periode realiseert. Het ‘hoe’ gaat veel meer over afspraken die je met elkaar maakt over zaken als bereikbaarheid en afstemming.

Kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf kiezen op welke tijden zij thuiswerken, of is het de bedoeling dat het thuiswerken alleen tijdens vaste kantoortijden plaats vindt? Moeten medewerkers in principe altijd bereikbaar en beschikbaar voor het werk zijn (denk aan de ‘ideal worker culture’) of niet?

Antwoorden op deze vragen hangen samen met de specifieke situatie. Duidelijk is dat het beste is om samen te bepalen wat de voor- en nadelen van thuiswerken zijn en vervolgens met elkaar voor elk van de geconstateerde uitdagingen een oplossing te formuleren.

Aansluiting bij wensen en mogelijkheden medewerkers

Thuiswerken maakt het makkelijker om werk en het privéleven met elkaar te combineren. Op een thuiswerkdag kun je immers de kinderen van school halen of de loodgieter laten komen. Het vervagen van werktijd en privétijd kan er echter tegelijkertijd voor zorgen dat medewerkers grip verliezen en het gevoel hebben dat het werk altijd door gaat. In dit kader is het zinvol onderscheid te maken tussen ‘integreerders’ en ‘segmenteerders’.

“Het vervagen van werktijd en privétijd kan er echter tegelijkertijd voor zorgen dat medewerkers grip verliezen en het gevoel hebben dat het werk altijd door gaat.”

Anders dan de ‘integreerders’ zullen de typische ‘segmenteerders’ de voorkeur geven aan het werken op kantoor omdat zij werk en privé sterk gescheiden willen houden. In dit verband is het niet alleen van belang om als organisatie een duidelijke visie te hebben op thuiswerken en daarbij behorende waarden en normen, maar daarbij ook oog te hebben voor de waarden en normen van de medewerkers. Beide categorieën van waarden en normen moeten in feite goed op elkaar zijn afgestemd (‘aligned’) om thuiswerken succesvol in te kunnen voeren.

Daarbij: niet elke medewerker kan thuiswerken. Thuiswerken geeft heel veel vrijheid, maar vraagt ook om vaardigheden, zoals zelfkennis en discipline. En ook de persoonlijkheid en het lichamelijk functioneren van medewerkers spelen een rol. Denk bij het eerste aan bijvoorbeeld de behoefte aan sociale contacten. En bij het laatste aan de biologische klok die meer of minder ‘last’ kan hebben van een ongestructureerde werktijd.

Samenwerken en team(gevoel)

Samenwerken vanuit thuis kan lastig zijn. Ondanks de technologische mogelijkheden van tegenwoordig. In een artikel in Bloomberg stelt IBM bijvoorbeeld dat een groot aantal thuiswerkers niet past bij het streven van de organisatie om medewerkers in kleine, snel wisselende teams te laten samenwerken. Maar belangrijker nog is dat mensen over het algemeen graag onderdeel willen zijn van een team en daar binding mee willen voelen. Te veel of te vaak thuiswerken kan deze binding in de weg staan. Dit pleit voor het creëren van voldoende contactmomenten: variërend van een dagelijks virtueel koffiekwartiertje en/of vaste dagen waarop iedereen op kantoor aanwezig is.

Randvoorwaarden

In het kader van de randvoorwaarden willen wij op deze plek graag aandacht voor één belangrijk element, namelijk de ergonomie van de werkplek. Een goed ingerichte werkplek kan veel gezondheidsproblemen voorkomen. Terecht is daarom in veel organisaties aandacht voor zaken als schermhoogte, zithouding en duur dat achter een beeldscherm wordt gezeten. Tegelijkertijd zien we dat medewerkers thuis net zo makkelijk aan de keukentafel werken op een ongemakkelijke stoel. Dit is een serieus risico als veel thuis gewerkt wordt.

“Ergonomie van de thuiswerkplek is een serieus risico.”

Tijd- en plaatsafhankelijkheid

Aan het einde van deze bijdrage is nog een belangrijke relativering op zijn plaats. Wij hebben het gehad over die functies en beroepen waarbij de werkzaamheden in meer of mindere mate tijd- en plaats onafhankelijk kunnen worden uitgevoerd. Deze mogelijkheden bestaan echter slechts voor een deel van de beroepsbevolking. Voor beroepsgroepen als bijvoorbeeld verplegend personeel, productiepersoneel, medewerkers in het onderwijs, kappers en winkelpersoneel behoort thuiswerken niet tot de mogelijkheden vanwege het belang om het werk uit te voeren op een voorgeschreven locatie en op een vastomlijnd tijdstip.


Christine Baaijens is te gast tijdens Future of Work

Christine Baaijens houdt zich al ruim 20 jaar bezig met de onderwerpen arbeidstijden en personele inzet. Eerst als onderzoeker aan de Universiteit Utrecht. Sinds 2004 is zij werkzaam bij Déhora Consultancy Group. In 2006 is Christine gepromoveerd op een onderzoek naar overeengekomen en gewenste arbeidstijden van werknemers in Nederland. Binnen Déhora Consultancy Group is zij manager van de afdeling Research. In haar projecten combineert zij haar wetenschappelijke achtergrond met concrete praktijkervaring. De afgelopen jaren heeft zij talloze bedrijven en organisaties ondersteund bij vraagstukken rondom duurzame inzetbaarheid, flexibel werken, de effecten van werken op onregelmatige tijden en rooster ergonomie. Christine weet exact waar de knelpunten liggen om meer flexibel te werken – en hoe je deze kan oplossen.

Dinsdag 1 oktober is zij te gast tijdens Future of Work waarbij zij ingaat op de ‘ideal worker culture’ en thuiswerken. Kom je ook?